מנהלים רבים חושבים כי תהליך של שיפור ביצועים ארגוני הינו תהליך מורכב, המחייב הערכות ארוכת טווח של כלל הארגון בשילוב עם השקעה כספית גבוהה ועל כן נרתעים ממנו. אולם בפועל אין זה כך. במאמר זה ננסה לפשט את הנושא ולהראות כי הליך של שיפור ביצועים ארגוני הוא למעשה הליך המורכב ממספר פעילויות בטווחי זמן קצרים או בינוניים, נקודתיים ורציפים היכולים לספק תוצאה רצויה ואיכותית. ארגון אשר נמנע מתהליכים של שיפור ביצועים הוא ארגון המאבד מיעילותו הארגונית, הוא נשאר מאחור ולא מתאים עצמו לשוק הדינאמי, מה שגורם לפגיעה ביעילות ובסופו של דבר לפגיעה ברווחים. הארגון חייב להימצא בתהליך תמידי של שיפור ביצועים על מנת להעלות את התפוקות, להפחית עלויות, לשפר את השרות ולהעלות את האפקטיביות.
שיפור ביצועים ארגוני חולש על כלל התהליכים העסקיים בארגון, לדוגמא – ייצור, מכירות, שילוח אבל בהכרח גם על התהליכים התומכים בארגון כגון משאבי אנוש, תגמולים, מדידה ובקרה.
אבני הדרך בשיפור ביצועים ארגוני –
- חקר ביצועים – כל תהליך של שיפור ביצועים ארגוני יתחיל בהבנת המצב הקיים או במילים אחרות "מיפוי מצב קיים" והבנת הצרכים בשיפור/ שינוי. התחלת תהליך שכזה יכול לנבוע מ-2 סיבות מרכזיות –
- סיבה נקודתית – ריבוי תקלות, הרעה בשרות, אי עמידה ביעדים וכדומה
- סיבה ארגונית – רצון להתייעל, לחסוך משאבים, לקצר תהליכים וכדומה
חקר הביצועים יכלול מגוון פעילויות כגון – מיפוי תהליכים, ניתוח עיסוקים, מדידת הביצועים, עבודת ממשקים, שביעות רצון לקוח וכל פעילות נדרשת שמהווה חלק מהפעילות העסקית של היחידה/תהליך. פעילויות אלה הינן חלק אינטגרלי מתהליך אבחון הביצועים אותם אנו רוצים לשפר. בתום שלב החקר, כאשר הנתונים יהיו פרושים לפנינו נוכל לדעת היכן עלינו להשתפר ובאילו אמצעים.
- מטרות ויעדים – לאחר שהבנו היכן אנחנו עומדים, מה עלינו לשפר ומה עלינו לעשות כדי להצליח בתהליך, אנחנו חייבים כעת להגדיר לאן אנחנו רוצים להגיע ומה אנחנו רוצים לקבל בתום תהליך השיפור. שלב הגדרת היעדים והמטרות הינו צעד חשוב מאד בתהליך ומאחר והן יהוו בהמשך אינדיקציה להצלחת התהליך (האם הצלחנו לשפר את הביצועים או לאו).
את המטרות והיעדים יש לפשט ולכמת בצורה מדידה עד כמה שניתן על מנת שנוכל לעקוב באופן רציף ושוטף על התהליך.
- אפיון והגדרות – לאחר שבשלב חקר הביצועים קבענו מה עלינו לעשות על מנת להשתפר, בשלב האפיון וההגדרות אנחנו מבצעים Zoom-In ומתמקדים בפעילות מדויקת לאפיון והגדרת השינוי הנדרש. ככל שבשלב הזה נרד לרזולוציות עמוקות יותר ונעמיק בפרטים כך שלב הבניה של התהליך החדש יהיה יותר יעיל, הן ברמת פעילות השיפור עצמה והן לשלב ההטמעה הארגונית.
- בנייה – שלב זה כשמו כן הוא, בניה! אנו בונים ומרכיבים את כלל הפעילויות החדשות הנדרשות על מנת לבנות תהליך שמטרתו לשפר את התהליך הקיים. (לדוגמא: אם בשלב האפיון וההגדרות הבנו כי לעובדים בתהליך חסר ידע על תוכנה מסוימת אז בתהליך הבניה נבנה מערך הדרכה שיספק לעובדים הנ"ל את הידע הנדרש).
- הטמעה ובקרה –תהליך של שיפור ביצועים ארגוני מתחלק ל-2 חלקים מרכזיים – עד שלב ההטמעה, ושלב ההטמעה עצמו. ארגונים לעתים משקיעים משאבים אדירים בכל השלבים המקדימים אבל דווקא בשלב הכי קריטי, הם נוטים "לזרום" או להשקיע פחות. שלב ההטמעה הוא מול העובדים שמבצעים את השינוי בפועל. אם התהליך יבוצע חלקית או לא באופן מסודר, במקרה הטוב ירדו לטמיון כל הפעילויות שביצענו עד כה ובמקרה הגרוע, נגרום להרעה במצב הקיים. שלב ההטמעה כולל בתוכו גם את שלב הבקרה. אסור לנו לחשוב שאם ביצענו הטמעה איכותית וטובה, אנחנו יכולים לחזור לשגרה. כחלק משיפור ביצועים ארגוני חייבים לבנות ולנהל תהליך בקרה ומדידה שוטף על מנת לוודא כי התהליך החדש גם מוטמע באופן תקין וגם תמיד תחת זכוכית המגדלת הארגונית לשיפורים עתידיים.
תהליך של שיפור ביצועים ארגוני אינו פעילות של "זבנג וגמרנו". על הארגון תמיד להיות עם אצבע על הדופק גם לאחר סיום תהליך ההטמעה. ארגון שנמצא בשאיפה מתמדת לשיפור ביצועים , בהכרח יביא להפחתת עלויות ומיקסום הרווחים.
אנחנו ב- Wiservice מלווים ארגונים רבים בתהליכי שיפור ביצועים במגוון דיסציפלינות ובהצלחה רבה.
