אחד האתגרים המהותיים בארגון הינו הטמעת תהליכים חדשים הכרוכים בשינוי ארגוני. ארגונים רבים צריכים להסתגל לסביבת עבודה המשתנה לעיתים תכופות. ישנם שינויים המשפיעים באופן ישיר על הארגון כגון מתחרים חדשים, מוצרים חדשים שנכנסו לשוק וכדומה. לצורך התייעלות ארגונית והטמעה נכונה של התהליכים בארגון, יש לבדוק האם השינוי המתוכנן הוא אכן השינוי המיוחל עבור הארגון? כדי לענות על שאלה זו יש לבחון את השינוי בכמה היבטים.
השפעת הטמעת תהליכים חדשים על הארגון
תחילה יש לבחון האם הטמעת התהליך החדש תביא ליתרון תחרותי עבור הארגון, האם התהליך מצריך גם שינוי של המבנה הארגוני, היחסים בין העובדים, בחינת המבנה הניהולי ועוד. כמו כן יש לבחון את הארגון בהיבט נוסף הכולל את אופי התהליכים המתרחשים בו. לאחר בחינת מכלול הנדבכים האלו יש לבצע חקירת עומק על מנת להבין את התהליכים הקיימים וכיצד ניתן להטמיע בהצלחה את התהליכים החדשים בארגון.
כדי להגיע להבנה הנכונה כיצד ישפיעו התהליכים החדשים על הארגון בכללותו, חשוב להבהיר לעובדים מה התועלת שיביאו תהליכים אלו, חשוב לדעת שעובדים חווים קושי בקבלת שינויים, בעיקר כשמדובר בשינויים דרסטיים שעלולים להשפיע באופן מהותי על שגרת העבודה. כמו כן, יש עובדים שיחושו כי הם אינם אפקטיביים כמו בעבר ואולי כבר אין בהם צורך יותר, זה עלול לפגוע במורל ובאפקטיביות שלהם. חשוב להבהיר לעובדים בארגון את התפקיד שלהם לצד הטמעת התהליכים בארגון באופן שיאפשר הבנה הדדית וכן יצירת מחויבות להטמעת התהליכים החדשים.
כמו כן ישנה חשיבות רבה לשתף את העובדים בהטמעת התהליכים, חשוב לייצר עבורם את התחושה כי הם מעורבים בתהליך ויכולים להשפיע עליו לטובה, בדרך זו העובדים יירתמו בעצמם להצלחת התהליך.
תכנית הטמעת תהליכים בארגון
מומלץ להכין תכנית עבור הטמעת התהליכים החדשים בארגון. התהליך דומה לפרויקט שיש להגדיר לו מטרות ויעדים מראש. חשוב שהתכנית להטמעת התהליכים תתבצע בצורה יסודית ושיטתית כדי להצליח וליישם בפועל את כל המטרות שהוצבו לשם כך.
- כדי לבצע את הטמעת התהליך בצורה אפקטיבית וחיובית, חשוב להגדיר מראש מהם המניעים והמטרות של התהליך החדש בארגון וכיצד הוא יתרום להתייעלות הארגון.
- יש להגדיר מראש את בעלי התפקידים, מהם תחומי אחריות של העובדים במהלך הטמעת התהליכים, כך שכל אחד יודע מה תפקידו בתוך התהליך, על מנת ליישם אותו בצורה הטובה ביותר.
- יש לבצע הדרכות של העובדים, במידה ומדובר בהטמעה של מערכות טכנולוגיות חדשות, יש להקדיש את הזמן הראוי עבור למידה של מערכות אלו, כך שכל העובדים יוכלו להתנסות במערכת וללמוד אותה בצורה יסודית ומקצועית. כמו כן מומלץ להכין מדריכים של המערכות הטכנולוגיות החדשות.
- ליווי העובדים בארגון במהלך הטמעת התהליך החדש תאפשר להם לשתף פעולה בצורה חיובית ואפקטיבית. ככל שמעורבותם של העובדים תגדל, כך הטמעת התהליך תתבצע בצורה טובה יותר.
אצלנו בחברת Wiseservice נשמח ללוות אתכם בהטמעת תהליכים חדשים בארגון ושיפור ביצועים כדי שתוכל לממש את מלוא הפוטנציאל של העסק שלך, אנחנו מספקים מגוון פתרונות חכמים שיוכלו לעזור לך לייעל את תהליכי העבודה בארגון, להגדיל את ההכנסות ולשפר את רמת השירות של הלקוחות שלך, נשמח לתת מענה לכל פנייה או שאלה.
