ייעוץ ארגוני הינו תהליך או סדרה של תהליכים שמטרתם להביא לכדי התייעלות ארגונית. ייעוץ ארגוני בבסיסו מהווה ניתוח של מהלכים, ביצועים, תפקוד ותפוקה של עובדים ומחלקות בתוך הארגון. כמו כן, ישנם מצבים מסוימים בארגון הדורשים סיוע של יועץ ארגוני, שיכול לספק לארגון או לחברה פתרונות ויצירת תהליכים חדשים על מנת לייעל את העבודה בארגון.
מדוע יש צורך בייעוץ ארגוני?
מנהלי חברות מחליטים לפנות לשירותי ייעוץ ארגוני מכמה סיבות. ייעוץ ארגוני מהווה חלק בלתי נפרד מתהליך העבודה, לעיתים מדובר ברמה המחלקה בחברה, או ברמת הצוות ואפילו העובד, ישנם מקרים שייעוץ ארגוני יינתן ברמת החברה כולה.
במקרים אחרים, מנהלים ובעלי חברות יפנו לייעוץ ארגוני מאחר שהעסק אינו מניב פירות, כנראה שישנם בעיות הזקוקות לפתרון או לרענון, ייתכן שתהליכי העבודה אינם נכונים, אין תפוקה טובה ולכן מצב זה דורש בחינה מחדש של התהליכים בארגון ומתן פתרונות כיצד ניתן לשפר ביצועים ולייעל תהליכי עבודה. יועץ ארגוני משתמש בכלים מקצועיים על מנת לנתח את המצב הקיים בארגון ומבצע חשיבה כיצד ניתן לגרום לארגון לשפר את ביצועיו ואת האפקטיביות.
מה תפקידו של יועץ ארגוני?
יועץ ארגוני חיוני לכל ארגון, חברה או עסק. יועץ ארגוני מבצע אבחון וניתוח של תפקוד העובדים, חיפוש אחר נקודות חולשה, הערכת ביצועים ותהליכים, הערכת התפוקה של העובדים ולאחר בחינת המצב הקיים, הוא מציע תכנית כיצד ניתן לשפר ולייעל את המצב הקיים, הוא מציג את הפתרונות שלו ואת המלצותיו בפני הנהלת החברה.
יועץ ארגוני מבצע סקרים ועורך סדנאות וראיונות, כמו כן היועץ הארגוני מספק להנהלה ייעוץ אישי, כלים ומיומנויות שונות לצורך שיפור וייעול תהליכים במקום העבודה, כלים מעשיים וליווי צמוד. יועץ ארגוני מבצע הערכה של המצב הנוכחי בחברה וקובע מטרות חדשות לעסק, כיצד ניתן להפוך את העסק לפרודוקטיבי יותר, כמו כן הוא מבצע ניתוח של נתונים, הסקת מסקנות ויצירת דוחות בעקבות הממצאים.
יועץ ארגוני מסייע למנהל הארגון בניהול נכון של תקציב, כיצד ניתן לחסוך בעלויות, כיצד למקסם את תהליכי העבודה ותפוקת העובדים כדי להפוך את הארגון לרווחי יותר. בנוסף לכך, יועץ ארגוני מסייע בהערכת תפקוד העובדים וכיצד ניתן לשפר אותו ולהעלות את המוטיבציה.
על מנת לבנות עבורו טכניקות ושיטות חדשות וכיצד ניתן ליישם אותן במהלך העבודה, יצירה של מערך שיווק עבור החברה במידה ונדרש. כמו כן יועץ ארגוני יכול לסייע בשיפור התקשורת הקיימת בארגון ושמירה על יחסי עבודה תקינים, בין העובדים לבין ההנהלה.
שלבים בתהליך ייעוץ ארגוני
השלב הראשון הינו הזמנה של יועץ ארגוני, בשיחת הפתיחה משוחחים על המצב הקיים בארגון כדי לקבל את התמונה הראשונית, כיצד הארגון מתנהל, איזה מחלקות קיימות בו, כמות העובדים, כיצד מתנהל הארגון וכדומה. השלב השני הוא ביצוע מחקר על התנהלות הארגון, ביצוע של סקרים, שאלונים, לקוחות סמויים, בחינת רמת השירות ואיכות המוצר, ניתוח נתונים ויצירת דוחות על בסיס הממצאים. לאחר מכן היועץ הארגוני בונה את תכנית העבודה בהתאם.
בשלב הבא, מקיימים ישיבה הכוללת את הנהלת הארגון ואת היועץ הארגוני על מנת להציג את הסקת המסקנות מהמחקר שנערך וכדי לספק יישום של פתרונות שמטרתם לייעל ולשפר את תהליכי העבודה השונים, את תפוקת העובדים ועוד.
מה ניתן להפיק מייעוץ ארגוני
שיתוף פעולה עם הנהלת הארגון והעובדים בו
הנהלת הארגון צריכה לשתף פעולה עם היועץ הארגוני על מנת לבצע את התהליך, במקרים מסוימים קיים חשש מטעם ההנהלה שיתקבלו החלטות המבוססות על הצעת היועץ הארגוני מה שעלול לגרום לתחושה של חוסר שליטה בעקבות השינויים השונים מצד ההנהלה ומצד העובדים. לכן חשוב לבצע את כניסת היועץ הארגוני באופן המאפשר שיתוף פעולה חיובי, עדכון של ההנהלה בכל יישום של אחד משלבי תכנית העבודה, עדכון על התקדמות התכנית וכדומה.
לוח גאנט (GANT)
לוח גאנט הוא למעשה תרשים של סדר פעולות שנועדו ליישם את תכנית העבודה שאותה מכין היועץ הארגוני בהתאם לתוצאות ניתוח הנתונים השונים. כמו כן לוח גאנט נועד על מנת ליצור לוח זמנים מסודר של ביצוע הפעולות הנדרשות ובונה עבור העובדים בארגון מערך של פעולות שיש לבצע על פי זמנים, זה נועד כדי ליצור מחויבות כלפי התהליך החדש והלא מוכר. כמו כן היועץ הארגוני בוחן גם את יישום הפעולות הנדרשות בשטח כדי לוודא שאכן העובדים מסוגלים לעמוד בדרישות החדשות שנועדו לשפר ולייעל את העבודה בארגון.
בחינת רווחים ותפוקת עובדים
כחלק מבחינת המצב הקיים בארגון, יש לבחון את הרווח ואת תפוקת העובדים כדי לדעת האם נדרשים תהליכי שיפור וייעול של זמנים, איכות המוצר והשירות , האם מערך השיווק עובד נכון וכיצד ניתן לשפר את כלל התהליכים על מנת לגרום לארגון או לחברה להיות רווחיים יותר.
ייעוץ ארגוני מאפשר זיהוי של נקודות החולשה של הארגון וכיצד ניתן לשפר אותן, היועץ הארגוני מספק המלצות, ייעוץ והדרכה אישית לגבי איזה החלטות כדאי להנהלה לקבל על מנת לקדם את הארגון, כיצד ניתן להביא לצמיחה ושגשוג החברה על פי החלטה משותפת של מנהל הארגון עם היועץ הארגוני.
איך בוחרים יועץ ארגוני?
כאשר בוחרים יועץ ארגוני יש צורך לבחון כמה פרמטרים חשובים שיש לבחון לפני שחותמים על החוזה ההתקשרות עימו. חשוב לבדוק וותק, באילו חברות הוא הועסק לפני כן, האם ישנו ארגון שעוסק באותם התחומים? כמו כן יש לבקש הצעת מחיר ולבצע השוואה מול מתחרים, לא מומלץ בהכרח להעסיק את היועץ הזול ביותר, ייתכן ומדובר ביועץ שאינו מקצועי מספיק, יש לבדוק פרמטרים נוספים כגון המלצות, חוות דעת, מוניטין ועוד.
